Drep et møte!

Siste uken før ferien var rolig, med kunder og kolleger på ferie, eller i samme modus som meg – med tid til refleksjon over halvåret som var gått, analysere resultater og samle løse tråder. Denne første uken etter ferien er også relativt rolig, med tid til å snakke lenge med kolleger, få tak i den nøkkelpersonen som ellers alltid er utilgjengelig, drodle rundt nye tanker man har fått etter en tid borte fra jobben, og med tid til å planlegge neste sesongs oppgaver og mål.

Dette er en periode der man kan fokusere på det som er viktig, og ikke bare det som haster.

“Fra neste uke begynner det igjen”, er omkvedet i gangene… Begynner hva? Møtene! Kalenderen fyller seg opp, det er hektisk rundt kaffemaskinen fra andre som også er for sent til neste møte fordi forrige trakk ut i tid. Beslutnigner som krever mer enn én leder, blir utsatt fordi kalenderene ikke gikk i hop.

Hvor mye verdi skapes av all denne møteaktiviteten?
Må det være slik?

Her er noen tips for å få bukt med møtene:

Når du inviterer til et møte:

  • Vær bevisst på hva du ønsker å oppnå med møtet. Er det noe som skal kommuniseres, diskuteres, eller besluttes? Hva skal være resultatet av møtet?
  • Sett opp hvilke roller som trengs i møtet. Vær tydelig på hvilken rolle en person forventes å ha i møtet (representere en avdeling eller prosjekt, beslutningstager etc). Vurdér om alle må være med i selve møtet, eller om de kan konsulteres i forkant og/eller informeres i etterkant.
  • Hvilket format skal møtet ha, må det være en time, eller kan man greie seg men en halv, eller kanskje et kvarter?
  • Trenger du ha et møte i det hele tatt, eller kan det holde med en epost eller en prat ved pulten?
  • Hvis svaret er at møtet er nødvendig, send ut møteinnkallelse med agenda som angir hensikten med møtet og der hvert punkt indikerer om det er til informasjon, diskusjon eller beslutning. Vær tydelig på hva som forventes av forberedelser til møtet.
  • Kall inn til 55 eller 25 minutter i stedet for hele og halve timer – da rekker deltagerne forflytte seg fra ett møte til et annet, og får mulighet til å komme presis til neste møte!

Når du blir invitert til et møte:

  • Vet du hva agendaen/hensikten til møtet er? Be om å få vite det før du takker ja.
  • Står du som valgfri deltager? Har møteleder kalt deg inn til en tid du er opptatt i kalenderen? Vurder om du virkelig er nødvendig deltager i møtet.
  • Respekter de forventede forberedelsene.

Når du er i møtet:

  • Kom presis
  • Bidra til å følge agendaen
  • Når noen har sagt noe, kan du støtte, bygge videre eller argumentere mot. Ikke bare repetere det noen andre har sagt.
  • Definer hvem som skal skrive referat, og sørg for at et kort og tydelig referat blir dokumentert og tilgjengeliggjort under eller rett etter møtet. Spesielt beslutninger som ble tatt, må logges – gjerne et sentralt sted. (Da kan du også drepe: “Hva var det vi ble enige om igjen.. har vi ikke snakket om dette før?”)

Hvordan kan vi sikre at ikke møtene dreper oss?

Sett et mål på hvor mye tilgjengelig tid hver enkelt ønsker å ha hver uke og forsøke å holde det. Som prosjekt eller avdeling, sett av felles bolker av tid der alle er tilgjengelig, slik at man kan agere hvis det dukker opp en utfordring eller mulighet som man må ta tak i.

Ta kontroll over tiden slik at du sikrer at du gjør det som er vikitg, ikke bare det som haster!


Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

*

Du kan bruke disse HTML-kodene og -egenskapene: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>