Vis stoppeklokkeomsorg!

Stemplingsur og stoppeklokker er ikke forbundet med noe positivt i medias beskrivelse av arbeidslivet. “Stoppeklokkeomsorg” dukker med jevne mellomrom opp som et skjellsord i debatten om privatisering av helsetjenester – medmenneskelighet i omsorgen blir erstattet av tidpress og et kynisk jag om effektivisering.

Mange tolker LEAN som et sett verktøy for effektivisering og eliminering av sløsing eller “waste”. Det er i beste fall en delmengde av hva LEAN handler om, og kan i verste fall ødelegge de ansattes motivasjon, redusere kvalitet, og flytte problemer til andre deler av organisasjonen uten å løse dem.

LEAN fokuserer på kundeverdi, og å få organisasjonen til å jobbe med det som skaper kundeverdi, og ikke bruke tid på ting som ikke skaper kundeverdi. Å levere riktig kvalitet til riktig tid skaper kundeverdi. Å lage en kvartalsrapport gjør det ikke. Å svare på det kunden ber om i en telefonsamtale gir kundeverdi – å svare på så kort tid som mulig gjør ikke nødvendigvis det.

Å ta tiden på folk handler ikke om å få folk til å gjøre arbeidsoppgavene sine raskere, konkurrere eller slå rekorder. Å ta tiden handler om å forstå hva vi bruker tiden vår på, som et utgangspunkt for å gjøre mer av det som er viktig, og mindre av det som ikke er viktig.

Å definere hva som er de viktige oppgavene er rollen til en operativ, strategisk plan, HOSHIN, som oversetter strategiske, forretningsmessige mål til hva organisasjonen skal gjøre for å nå målene. For en salgsorganisasjon kan det være antall kundemøter, for en tannlege er det timer brukt på å stelle tenner, og for en bilfabrikant tiden brukt på å produsere og sette sammen bildeler.

Når vi har definert hva som er verdiskapende arbeid, kan vi måle hvor mye tid vi bruker på det opp mot tid vi ikke bruker på det. Interne møter, rapportering, administrasjon og transport er typisk aktiviteter vi gjør som ikke gir kundeverdi.

Når vi skal måle hva vi bruker tiden på må vi gå systematisk til verks. En tidsdagbok er en tabell for hver dag med de vanligste oppgavene som rader nedover, delt inn i kvarter som kolonner bortover. Sett et kryss for den oppgaven du brukte tid på etter hvert kvarter. Etter en uke har vi en god indikasjon på hva vi bruker tiden på.

Ofte får vi overraskelser – en del oppgaver vi ikke liker føles ofte som tidkrevende selv om tallenes tale kan si oss noe annet. Andre ganger får vi bekreftet det vi allerede vet. Noe de fleste legger merke til er hvor ujevnt vi jobber, det er sjelden vi jobber lenge med en oppgave om gangen, det er ofte flere oppgaver vi har jobbet med innenfor samme kvarter!

Hva kan vi bruke tidsdagboka til? Vi kan måle hvor stor andel vi bruker på verdiskapende arbeid. Vi ser potensialet i å redusere tiden i bruker på ikke-verdiskapende arbeid, og sette inn kreftene der effekten er størst (og det er ikke pauser og lunsj vi vil til livs!) Vi kan bli bevisst på start og stopp kostnadene ved å skifte fokus og oppgaver så ofte i løpet av en dag, og skjerme oss for avbrudd. Vi kan estimere gevinsten ved tiltak som vil redusere tid brukt på oppgaver som ikke er viktig (Du tror et nytt CRM system er for dyrt? Hvis vi kan redusere 40% av tiden brukt på å rette feil pga. dårlig datakvalitet har vi spart 2 årsverk som vi kan bruke til mersalg!)

Noen viktige prinsipper rundt tidsdagbøker er at de ansatte som måles selv er med på å definere oppgavene, og registrerer tiden selv. At ledelsen også måler sin egen tid er et signal om at dette er et verktøy som kan hjelpe alle. De fleste er positive til å gå løs på meningsløse tidstyver når de forstår at formålet er å skape mer verdi for kunden, og hvis de selv blir involvert i identifiseringen og implementeringen av tiltak.

En tidsdagbok gir et utgangspunkt for forbedring, og en baseline til neste gang vi tar frem stoppeklokka. Har vi blitt bedre? Hvilke tiltak hadde størst effekt? Hva skal vi ta tak i nå?

Det viktigste med tidsdagboka er å frigjøre tid til verdiskapende arbeid, og synliggjøre om vi bruker nok tid på dette. Men det krever at du har etablert en forståelse og tydelighet i hva som er de viktige og riktige oppgavene før du setter igang med å ta tiden.

Tilbake til helsedebatten – kanskje nettopp det å bruke tid på samtaler med pasienter er et strategisk mål for helsetjenestene. Stoppeklokken vil vise hva som går med til stell, vask, transport, administrasjon og samtaler. Så kan man velge hvilke oppgaver man ønsker å effektivisere for å frigjøre tid til andre – er det samtalen eller de administrative oppgavene? Stell eller transport?

Min påstand er – hvis du vil vise omsorg, og gjøre arbeidshverdagen bedre – ta frem stoppeklokken!